7 tips voor het omgaan met wanbetalers.

Is een door jou gestuurde factuur nog niet betaald? Als ondernemer maak je regelmatig mee dat een bedrag niet op de afgesproken datum is overgemaakt. Iédere ondernemer krijgt een keer te maken met een wanbetaler. Hoe ga je om met deze situatie, liefst zonder dat je naar de rechter hoeft? In dit artikel zetten we 7 tips op een rij.

Voorkomen is beter dan genezen. Het is daarom slim om voor het aannemen van opdrachten eerst het klantenrisico te controleren. Wat is de kans dat deze opdrachtgever niet gaat betalen? Kijk in je netwerk of je mensen kent die bij deze klant een opdracht hebben aangenomen.

Je kunt ook navraag doen naar de ondernemer achter het bedrijf bij Bureau Krediet Registratie (BKR) in Tiel. Hier wordt voornamelijk gekeken naar betalingsachterstanden bij leningen, abonnementen en andere langlopende betalingen. 

Verder zijn er bedrijven die (tegen betaling) kredietinformatie verstrekken. Creditsafe en Graydon zijn zulke bedrijven. Zij checken of een bedrijf kredietwaardig is. Een bedrijf is kredietwaardig als het in staat is om zijn financiële verplichtingen op tijd na te komen.

Een factuur moet aan een aantal belangrijke voorwaarden voldoen. Het toevoegen van een factuurdatum en de betalingstermijn zijn daar voorbeelden van. Vermeld duidelijk op welke dag de factuur is gemaakt. En wanneer de betaling uiterlijk binnen moet zijn. Zo voorkom je onduidelijkheid hierover. 

Het kan zijn dat je klant wil dat je een opdracht- of klantnummer op je factuur zet. Doe dat, hiermee voorkom je gedoe. 

De gemiddelde betalingstermijn ligt tussen de 14 en 30 dagen, behalve als je een andere termijn opnam in de algemene voorwaarden. Of als je andere afspraken met de opdrachtgever maakte.

Heb je na de betalingstermijn nog steeds geen betaling ontvangen? Dan kun je de klant of opdrachtgever een eerste herinnering sturen. Let op: zorg dat dit een 'friendly reminder' is.

De toon van het bericht is zakelijk, maar vriendelijk en niet al te dwingend. Je weet namelijk niet waarom er nog niet betaald is. Misschien was de collega van de financiële administratie met vakantie of kwam de factuur per ongeluk ergens onderop een stapel terecht.

Een veelvoorkomende betaaltermijn in deze fase is 7 dagen. In de praktijk komt het in de meeste gevallen wel goed. Vaak weet de klant namelijk al wel dat hij of zij fout zit en zal het niet lang duren voor het bedrag op je rekening staat.

Als je een week na het versturen van de eerste herinnering toch nog geen reactie hebt gekregen, is het tijd voor de volgende stap. Je gaat de klant er nogmaals aan herinneren dat er nog een rekening uitstaat.

Het beste is dan om even te bellen. Zo'n persoonlijke benadering staat vriendelijker dan een vervolgbrief en dat vergroot de kans op een snelle betaling.

5 tips voor een telefoongesprek met een opdrachtgever:

1. Kies het juiste moment.
   Bel op een moment dat de klant waarschijnlijk beschikbaar is en rustig kan praten. Vermijd drukke tijden zoals maandagochtenden of vrijdagmiddagen. 
2. Bereid je goed voor.
   Zorg voor alle relevante informatie over de openstaande factuur en eerdere communicatie. Wees voorbereid op mogelijke vragen van de klant voor een professioneel en geïnformeerd gesprek. 
3. Hanteer een vriendelijke toon.
   Wees vriendelijk, respectvol en professioneel, zelfs als de klant minder meewerkend lijkt. Vermijd beschuldigende tonen en focus op het vinden van een oplossing. 
4. Stel open vragen en luister actief.
   Voer een goed gesprek door open vragen te stellen en goed naar de klant te luisteren. Toon begrip voor eventuele bezwaren en probeer samen tot een oplossing te komen. 
5. Maak duidelijke afspraken en bevestig deze schriftelijk.
   Maak tijdens het gesprek duidelijke afspraken over het betalingsbedrag en termijn. Bevestig deze afspraken schriftelijk via e-mail of brief om misverstanden te voorkomen en een bevestiging te krijgen. 

Kun je de klant met geen mogelijkheid telefonisch te pakken krijgen of komt de klant de mondelinge belofte niet na? Stuur dan een tweede betalingsherinnering. 

Hoe begrijpelijk ook: zorg dat je je frustratie niet uit op papier. Blijf in de brief zakelijk en beleefd. Wees wel heel duidelijk naar de ontvanger toe. Geef aan dat als de situatie nu niet snel wordt opgelost, je verdere stappen neemt. 

Nog steeds geen reactie? Je kunt ervoor kiezen om nog een keer de telefoon op te pakken. Maar het is zeker niet gek om nu met een incassobureau in zee te gaan. In dit geval stel je deze debiteur in gebreke.

Wanneer je de klant of opdrachtgever laat weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen, vergeet dan niet te vermelden dat ook alle bijkomende kosten voor zijn rekening zullen komen.

Onze juristen van Juridische diensten staan voor je klaar om te helpen met het innen van de factuur.

Bij een eventueel faillissement zijn de kosten van een deurwaarder en de daaropvolgende gerechtelijke procedure voor jouw eigen rekening.

De laatste stap in dit proces is de stap naar de rechter. Heb je een zakelijke rechtsbijstandverzekering? Dan vergoeden we in veel gevallen een juridisch adviseur. Check hiervoor de polisvoorwaarden van je rechtsbijstandverzekering. De juridisch adviseur helpt je met het sturen van een dagvaarding, waarmee je de klant voor de rechter daagt. Wat staat daar allemaal in?

• Wat je eist.
• De onderbouwing van deze eis.
• Je bewijzen.
• Waarom de gedaagde partij wordt aangesproken.

In de meeste gevallen komt het gelukkig niet zover en wordt de betaling, al dan niet met enige vertraging, alsnog voldaan.

Alternatief rechtbank
Een digitaal alternatief voor de fysieke gang naar de rechtbank is DigiTrage, een digitale arbitrage voor incassovorderingen. Ondernemers kunnen deze clausule in hun algemene voorwaarden opnemen. Wanneer een factuur onbetaald blijft, kan de zaak vervolgens online worden ingediend.